Конфликт не решается? Пишите письма!

Конфликт не решается? Пишите письма!

Что мы обычно делаем, когда хотим разрешить проблему во взаимоотношениях с близким человеком, переубедить его в чем-то или оказать на него влияние? Устраиваем «разборку» или, в лучшем случае, проводим серьезную беседу. Часто, однако, такие разговоры оказываются безрезультатными, по многим разным причинам. Но не стоит опускать руки. Есть еще один способ находить выход из сложных ситуаций в отношениях, к которому прибегают редко, а напрасно. Это написание письма.

«Я к Вам пишу…»

В каких случаях написание письма оказывается настоящей «палочкой-выручалочкой»? Когда собеседник не настроен с вами общаться. Когда вы легко теряете самообладание и способность отстаивать ваши интересы. Когда разговор, начинающийся в спокойном тоне, сбивается на ссору, крики, слезы. Наконец, когда вы хотите, чтобы человек изменил свою точку зрения, свое убеждение, свои взгляды.

Во всех этих случаях устное слово не срабатывает и имеет смысл обратиться к слову письменному. Но, помня поговорку, «что написано пером, то не вырубишь топором», подходить к этому делу необходимо со всей серьезностью, не упуская никаких деталей и нюансов.

Писать письмо лучше всего на компьютере, так как в текст потребуется вносить много правок. В самом популярном текстовом редакторе Micrisoft Word есть возможность закрыть доступ к письму паролем, так что никто, кроме вас, не сможет открыть этот файл, и конфиденциальность будет обеспечена.

В отличие от деловых писем, такое особое письмо может быть длинным, на 3-4 страницы и даже более.

Присоединяйтесь!

Прежде всего, нужно четко сформулировать, какую цель вы хотите достичь вашим письмом. Помните про эту цель постоянно, и не допускайте в письме уходов в сторону и прочих лирических отступлений. Если, к примеру, ваше письмо предназначено для того, чтоб успокоить чрезмерно тревожного человека, то каждая строка должна работать на эту цель.

Главный секрет успешности письма (такого, о котором мы говорим) состоит в том, чтобы оно было написано на языке адресата. Речь идет, конечно, не о том, что не надо писать письмо по-французски, если человеку этот язык не знаком. Задача иная: нужно все свои соображения и аргументы излагать теми словами, в тех понятиях, которые привычны будущему читателю.

Все мы, с одной стороны, говорим на одном языке – на русском. Но прекрасно известно, что у разных социальных групп есть свой язык, принятый в их среде и понятный только им. Предложите, к примеру, бабушке прочитать пару смс, которыми обменивается ее внучек-тинэйджер со своими приятелями. Она мало что сможет понять. Возьмите на себя все «трудности перевода». Используйте именно те слова, которые употребляет адресат. Этот прием называется «присоединение», и он очень облегчает взаимопонимание.

Эффект будет гораздо выше, если вы сможете «присоединиться» не просто к словарю, но к картине мира того человека, которому вы пишите письмо. Поясню на примере. Допустим, вы собираетесь в дальний поход, и ваши планы настолько сильно беспокоят вашу пожилую, не очень здоровую маму, что есть основания беспокоиться о том, чтобы ее здоровье не ухудшилось в связи с этим. Если вы просто напишите, как классно ходить по горам, ночевать в палатке, петь песни у костра, эта информация вряд ли успокоит маму. В ее картине мира вы идете в неизвестность, полную угроз и опасностей. Понимаете? Вот о них-то и нужно писать – точнее о том, что вы о них знаете, все  продумали и позаботитесь о своей безопасности: с вами идут друзья и опытный инструктор, туристы часто ходят по этому маршруту, и он абсолютно безопасен, у вас будет телефон или рация, чтобы дать о себе знать в случае затруднений и так далее.

«Тщательнее надо, тщательнее…»

В таком особом письме, каждое слово играет важную роль.

Большое значение имеет самое начало письма – обращение к адресату. Почувствуйте разницу: «Саша!», «Дорогой Саша!», «Сашенька, любимый мой!» Будьте точны: выбирайте то обращение, которое максимально соответствует тону всего послания.

Начать письмо можно с объяснения того, что вы написали его с целью найти решение сложной ситуации, затянувшегося конфликта или иной проблемы. Попросите отнестись к письму с вниманием и серьезностью. Предложите, чтобы адресат прочитал послание не один, а несколько раз, медленно, не торопясь, когда будет время.

Что же самое главное должно быть отражено и выражено в письме? Ваши чувства. Ваше понимание происходящего. Ваши желания. Напишите об этом подробно, развернуто, так, чтобы адресат хорошо понял вас. Опишите то, как вы видите ситуацию. Постарайтесь быть объективными. Особо важные мысли можно выделить жирным шрифтом или подчеркнуть.

Найдите ту выгоду, которую получит адресат, если он пойдет вам навстречу – и напишите об этом. Подчеркните, что вы верите в возможность благополучного решения проблемы. Приводите как можно больше аргументов и примеров, с которыми адресат не сможет не согласиться. Чем большей части вашего письма он скажет внутри «да», тем больше вероятность, что не останется без ответа и все остальное. Будьте осторожны с предположениями о том, что думает и чувствует адресат, так как ошибка сразу увеличит психологическую дистанцию между вами.

Разумеется, желательно, чтобы в письме было поменьше упреков и обвинений, замените их на ваше сожаление, разочарование и другие ваши чувства. Не бойтесь признаваться в том, что вы с чем-то не можете справиться (только не обвиняйте в этом другого человека).

Тренинги по переговорам всегда включают в себя блок «работа с возражениями». Отдав письмо, вы не услышите возражений на ваши аргументы и не сможете их парировать, поэтому в письме необходимо все возможные возражения предвидеть и дать на них ответ. Для этого вам придется поставить себя на место человека, которому вы пишите, прочитать ваше письмо его глазами и подумать, с чем из написанного он мог бы не согласиться. Эта внутренняя работа сама по себе очень полезна, так как помогает лучше понять партнера, ну а в нашем случае благодаря такому «вживанию» вы сможете предугадать возражения и написать свой ответ на них.

Завершить письмо можно примерно тем же, с чего вы его начали. Попросите отнестись к тексту серьезно. Выразите надежду, что проблема, о которой вы пишите, будет успешно разрешена совместными усилиями.

Письмо написано – что дальше?

После того, как письмо написано, его нужно… нет, не отправить адресату, а оставить отлежаться на 1-2 дня. Дело в том, что в процессе работы над текстом глаз, как говорят, «замыливается», и мы не замечаем неточности, некорректности, двусмысленности, а ведь любая такая погрешность снизит эффективность всего вашего послания. Поэтому написанное письмо надо отложить, перечитать его снова через пару дней и сделать необходимые правки.

Если вы вручаете письмо адресату лично, скажите, что долго писали его, думая о том, какую пользу оно может принести вашим взаимоотношениям. Обязательно скажите, что вы хотите поговорить с ним о теме письма, но не раньше, чем он будет готов к разговору. Не давите, письмо само по себе будет оказывать влияние.

Если вы отправляете послание по электронной почте, сопроводите его коротким письмом, в котором выскажете те же самые идеи и пожелания.

Письмо, написанное по всем перечисленным правилам – долгоиграющий инструмент: его эффект может проявляться не мгновенно,  а постепенно, и длиться достаточно долго, может быть, в течение нескольких месяцев. Четкая позиция, изложенная на близком и понятном адресату языке, соответствующая его картине мира, уважение к его личности, ясные, убедительные аргументы, желание достичь взаимопонимания и уверенность в том, что оно возможно – вот ключевые слагаемые успеха.

Конечно, маловероятно, что вы напишите письмо, вручите его адресату, он его прочитает – и проблема будет решена. На такой результат расчитывать не стоит. Скорее всего, следующим шагом станет разговор, однако его содержание, тональность и результативность будут во многом определяться вашим письмом. Отнеситесь к этой работе серьезно, и ваши усилия обязательно принесут плоды.

Автор — Илья Шабшин

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *